Organizar un evento friki no es un juego y es hora de tomárselo en serio

(Maracay, 2 de Julio. Yakuza Webzine).- Lo dijimos a principio de año en tono de reflexión, Venezuela tiene demasiados eventos frikis. La verdad es que el país no aguanta un evento más o pseudo-eventos, para ser sinceros.

Los niveles de saturación de la escena de eventos finalmente han hecho que mi paciencia se agote y me quite los guantes. En Yakuza siempre tratamos de mantener esto como un medio de comunicación serio y respetuoso, al punto de nunca atacar a nadie directamente y eso no va a cambiar, pero ciertas cosas toca decirlas.

Organizar un evento, convención, festival o como lo quieran llamar para los aficionados a los cómics, anime, videojuegos, fantasía y otras aficiones no es nada fácil. Es una tarea complicada que requiere esfuerzo, tiempo y dinero. Hacer un buen evento demora al menos 8 meses de planificación.

Pese a esa realidad, hay algunos que en plan “voy a hacer dinero fácil” pretenden tomarle el pelo al público y en su viveza terminan en el fango. O no, porque lo cierto es que algunos corren con suerte y no porque su producto sea bueno, sino por pura coyuntura.

Ojo, hay que admitir que en Venezuela hay algunos eventos que de verdad saben lo que hacen. El más destacado de los que sigue con vida es el Caracas Comic-Con. Pues pese a las críticas constructivas o no que el público pueda hacerles, es, sin lugar a dudas, la organización más sólida y seria en la actualidad.

Con esto no quiero decir que no puedan hacerse eventos nuevos, claro que se puede, bienvenidos sean. Eso si están bien hechos, claro. Pues incluso con la mejor de las intenciones y la logística se puede fracasar estrepitosamente. Aun sabiendo esto, algunos amateur quieren jugar con la gente grande y sus “eventos” terminan siendo un anacronismo más propio del 2002 cuando la escena era minúscula, que del 2015, cuando en serio hay una comunidad friki en Venezuela.

Sé que algunos eventos pequeños no tienen mayores aspiraciones, pero aun así tienen el descaro de hacerse llamar Convención y se de otros que andan batallando contra la crisis buscando crear algo bueno para sus comunidades frikis en ciudades pequeñas y valientemente asumen sus barrancos y son autocríticos. Mis aplausos a esos últimos.

Pero la mayoría bien sea por falta de sentido común o por exceso de avaricia organizan unos adefesios que no valen ni el papel en el que van impresas sus entradas. En base a esto, voy a darles el 101 de la organización de un evento:

1.- Haz un plan de negocios y una propuesta de evento

Antes de siquiera hacer un evento hay que hacer un plan de negocios. No todos somos administradores ni economistas, pero buscar asesoría nunca está de más. No es que te fuiste a casa de un amigo a jugar con el Play4 y se te ocurrió hacer un evento y al otro día te alquilas un local. Hay que considerar costos y beneficios previo a planificar la parte operativa del evento. Claro, debes considerar también CUANDO piensas hacerlo, como ya dije, hay muchos eventos, no mates el tuyo antes de hacerlo. Cuando ya consideraste eso, es hora de crear una propuesta sería, antes del siguiente paso.

2.- Consigue capital ANTES de anunciar el evento

Para ganar hay que gastar, esa es una máxima de los negocios. No puedes pretender hacer dinero sin invertir dinero. Por lo tanto, no puedes organizar un evento sin cantidades ingentes de dinero. Con la situación económica que atraviesa el país, un evento nuevo difícilmente tendrá un capital inicial, entonces hay que buscar un inversionista. Sin embargo, al inversionista o patrocinantes no le puedes llegar de buenas a primeras a pedirle dinero, por eso es importante el paso anterior, tener un plan de negocios y una propuesta formal de evento. Muchos se aventuran contando con el dinero de las tiendas y la taquilla. Cuando esas cosas fallan terminan en rojo y endeudados.

3.- Busca un local adecuado

El sitio de un evento determina su éxito o su fracaso incluso antes de que empiece. En función del lugar te toca planear una serie de cosas vitales, como el aforo total de tu evento, la cantidad de stands para tiendas, puestos de comida y cosas como la manera en que la gente llegará a tu evento. Si el sitio es difícil de llegar ¿Cómo esperas que la gente vaya? Si el sitio es maravilloso, pero lejos, medidas como garantizar transporte de ida y vuelta desde un sitio céntrico es un plus que la gente valora y agradece.

4.- Ten una logística de primer nivel

La organización lo es todo. El tema de la logística separa a los eventos de mierda de los grandes eventos. Planifica muy bien quien te proporcionará el sonido y vídeo, la seguridad, el manejo de la taquilla, la decoración. Cada elemento que se requiere para la realización exitosa del evento debe ser verificado 4 y 5 veces. Necesitas un plan B y plan C, porque estamos en Venezuela, la noche anterior el tipo del sonido se puede emborrachar y no venir a instalarlo a tiempo. Verifica el funcionamiento de aires acondicionados del local, la electricidad. Ten planes de contingencia por si se va la luz. Todo debe ser considerado y planeado con anterioridad.

5.- Elige con cuidado a tu staff y págales por amor a Cristo

Puede que cada uno de los organizadores principales sea un crack, un Messi de su área, pero si el staff es malo el evento ya empezó mal. No es buscar al amiguito o buscar al primer friki que quiera hacerlo de gratis, es elegirlos y prepararlos para apoyar en todo el montaje, desmontaje y en el trato con el público durante el evento. Además, eso de tener a la gente trabajando de gratis es muy 2002 insisto. A la hora de pensar en dinero también debes pensar en la compensación monetaria de quienes te colaboran.

6.- Evento sin buenas actividades es una feria cualquiera

Nadie les pide que inventen la rueda, en términos de actividades casi todo está dicho en esto de los eventos. El asunto es proveer de la variedad suficiente pero sobre todo pensar en maneras de hacer que la gente realmente se involucre en ellas. Un buen incentivo no está de más. Si das un buen premio en cosplay atraerás a buenos cosplayers y con ellos a más gente. Lo mismo con los videojuegos, karaoke, dibujo, etc.

Puedes tener exactamente las mismas actividades que cualquier otro evento, pero si las haces bien y las premias bien ya te separas del montón. La inclusión de talleres, charlas e invitados te ayudará a redondear. Puede que no tengas como traer a un invitado internacional, pero plantéate alternativas nacionales, incluye a personas que le den valor agregado a tu evento y evalúalas bien, que no cualquiera se te puede subir a una tarima a dar una charla.

Otra cosa, no cualquiera es animador. Un desanimador te puede matar un evento así que por los Clavos de Cristo, piensa a quien le darás un micrófono.

7.- Decora el sitio un poco, no seas miserable

Cualquier esfuerzo que puedas hacer en decoración, bien sea con afiches, figuras o lo que se te ocurra será un plus. Que la gente tenga cosas que ver además de las tiendas, la tarima o cualquier otra actividad que tengas planeada. Piensa que la gente quiere tomar fotos, así que dales algo a lo que hacerlo. Pequeños escenarios te pueden servir para que los cosplayers sean fotografiados y cosplayers contentos te garantizan que la gente hablará bien de tu evento.

8.- No mates a las tiendas

Quizás este punto debe ir antes, pero igual lo incluyo de octavo punto. Obviamente una de las fuentes de financiamiento del evento son las tiendas. De acuerdo a tu plan de negocios debes considerar cuantos fondos requieres de las tiendas para cubrir lo que no cubra tu capital inicial o lo que tengas de tus patrocinantes/inversores. Una vez hecho este ejercicio, recuerda: no los puedes matar con un costo impagable. Entre más caro sea el stand, más tendrán ellos que vender para recuperar su inversión, sobre todo si son de otra ciudad. Tampoco puedes saturar el salón de fiestas de tu edificio con 30 tiendas, porque en ese caso, incluso si les cobraste poco, no recuperarán su dinero de igual forma.

9.- Anúnciate con tiempo y bien

¿Eres millonario y te despertaste hoy con ganas de hacer una convención en 15 días? Te felicito campeón, vas directo a perder tu dinero. ¿Tus capacidades de diseño son las mismas que las de un ciego en el paint y crees que tu logo es genial? Bravo, nadie te va a tomar en serio. Un evento nuevo necesita como mínimo 6 meses de trabajo de hormiguita en redes sociales y páginas web. Necesita un diseñador gráfico (al que también hay que pagarle señores) para que le cree una imagen de calidad. Debe buscar el apoyo de la prensa y si puede permitírselo hacer un poco de publicidad exterior y en medios de comunicación tradicionales. Cada pequeña cosa suma. Si la gente no te conoce por reputación, tienes que hacer este trabajo antes o vas directo a la ruina. Incluso los eventos grandes lo hacen ¿Por qué tu no?

10.- Respeta a tu público e invitados

No le quieras ver la cara a la gente. Incluso el más sonso de los aficionados se le saltan las alarmas cuando le meten la mano en el bolsillo. Fija los precios de tu evento acorde a la realidad. Sí, todo está costoso, pero tú no le cobras a tus amigos por ir a jugar a tu casa, no puedes pretender quitarle 1000 bolívares a la gente por meterse a un salón con una corneta pegada a tu laptop sonando música de anime con una pantallita y un videobeam, también pegados a tu laptop. Además, cumple con el cronograma que hayas establecido al menos un poco, para empezar ¡Ten un cronograma! Que no hay nada que diga más que no sabes lo que haces, que el hecho de no tener establecido que se supone que harás en tu evento.

Lo mismo va con los invitados. Si tu invitas a alguien para darle valor agregado a tu evento, trátalo como tal. Puede que el invitado no te cobre honorarios, pero tienes que garantizarle transporte, hospedaje y alimentación DIGNOS. No puedes tratar a un invitado como un trapo y no ofrecerle las facilidades mínimas que merece. De igual forma debes crear un área especial para invitados en el evento, ya sea para que firmen autógrafos o den charlas. Si tienes un invitado úsalo en actividades, dale un rol protagónico para, de nuevo, enriquecer tu evento.

Pensamientos finales

En definitiva, estoy harto de ser burlado. Trato de apoyar a los nuevos eventos y cubrir todos los que puedo, el año pasado fuimos a 15 eventos y les hicimos previa y reseña. Este año hemos ido a muchos menos, a la mayoría les hemos hecho nota previa. Y lo seguiremos haciendo. Así tu evento se haga en Altagracia de Orituco y sea para 100 personas, si nos mandan una previa se las publicamos.

Pero no esperen una buena reseña si se trata de un fiasco. Desde siempre hemos optado por ser meramente informativos cuando se trata de un mal evento y deshacernos en halagos cuando es bueno, aunque igual señalamos los puntos a mejorar. Ya no. De ahora en más, si vamos a un evento y nos parece un desastre lo diremos, con seriedad y objetividad, sin insultos, pero les quedará claro. Ya incluso les hemos dicho lo que tienen que hacer si van a atreverse a organizar un evento.

¡No More Eventuchos!

Por SenseiAgot (@senseiagot)